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REGLEMENT INTERIEUR APPLICABLE AUX STAGIAIRES

(Articles L. 6352-1 et suivants du Code du Travail)

Le présent Règlement Intérieur définit les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité et en matière de discipline, et ce, afin que les formations dispensées par Pollen Conseil permettent d’articuler le respect des dispositions légales et réglementaires applicables en matière de formation professionnelle avec un apprentissage vivant et responsable de la thématique proposée.
Nous avons à cœur que les interdictions et sanctions définies par le législateur soient entendues par les stagiaires comme étant au service des besoins de sécurité, de confiance et de respect du groupe, y compris du formateur.

1. DISPOSITIONS GENERALES
Conformément aux dispositions des articles L.6352-3 et suivants du Code de travail, le présent Règlement Intérieur a pour objet de définir :
– Les mesures applicables en matière d’hygiène et de sécurité,
– Les règles applicables en matière de discipline et notamment celles du savoir-être pour bien vivre ensemble.
Le présent Règlement Intérieur s’applique à l’ensemble des stagiaires de chaque formation.

2. HYGIENE ET SECURITE
Conformément à l’article R.6352-1 du Code du travail, il est rappelé que lorsque la formation se déroule dans un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, les mesures de sécurité et d’hygiène applicables sont celles de ce dernier règlement.
Lorsque la formation se déroule dans les locaux de l’organisme de formation ou dans des locaux extérieurs à l’organisme de formation et non dotés de Règlement Intérieur, il est appliqué l’ensemble des dispositions du présent chapitre 2.

Article 2.1. Règles générales
La Direction de l’organisme de formation assume la responsabilité de l’hygiène et de la sécurité au sein des locaux dans lesquels la formation est dispensée.
Il lui incombe, à ce titre, de mettre en œuvre et de faire assurer le respect de toutes les dispositions législatives et réglementaires qui s’imposent en raison de toutes les caractéristiques de l’activité de formation et de son organisation.
Les dispositions revêtant un caractère général font l’objet des paragraphes ci-après.
Des mesures spéciales ou ponctuelles pourront intervenir par notes de service, comme indiqué ci- dessus lorsque les spécificités de la situation, de l’activité ou de l’organisation du stage l’exigent.
Il appartient aux formateurs d’encadrer les stagiaires et de compléter aussi fréquemment que nécessaire l’information des stagiaires en matière de sécurité applicable à l’accomplissement des stages.
Tout stagiaire a alors le devoir de signaler immédiatement au formateur ou à la direction de l’organisme de formation les mesures urgentes à mettre en œuvre pour faire cesser tout éventuel danger.

Article 2.2. Lavabos et toilettes
Les stagiaires s’engagent à laisser en bon état de propreté les sanitaires mis à leur disposition dans les locaux où se déroule la formation.

Article 2.3. Restauration
Le lieu et l’heure des repas et des pauses sont fixés par le formateur en concertation avec les stagiaires.
Sauf autorisation expresse en ce sens, les stagiaires s’engagent à ne pas prendre leur repas dans les locaux affectés au déroulement de l’action de formation.

Article 2.4. Boissons alcoolisées
Les stagiaires s’engagent à ne pas consommer ou introduire de boissons alcoolisées dans locaux où se déroule la formation, sauf accord du formateur.

Article 2.5. Interdiction de fumer
Il est formellement interdit de fumer à l’intérieur de tous les locaux de l’établissement affectés à un usage collectif. Par locaux à usage collectif, sont concernés non seulement ceux occupés de manière permanente par au moins deux personnes, mais également tous ceux au sein desquels sont susceptibles de passer d’autres personnes que l’occupant habituel, qu’il s’agisse de stagiaires, de stagiaires de l’entreprise ou de personnes extérieures. Une affichette rappelant l’interdiction est apposée dans les locaux visés.

Article 2.6. Incendie
Le formateur vérifie que les consignes d’incendie, notamment le plan de localisation des extincteurs et des issues de secours, sont affichés de façon à être connus de tous dans les locaux où se déroule la formation. Il vérifie aussi que le matériel de lutte contre l’incendie et les issues de secours sont accessibles. Les stagiaires s’engagent de leur côté à suivre les dispositifs d’évacuation le cas échéant.

Article 2.7. Santé et accidents
Avant la formation, les stagiaires s’engagent à informer le formateur de leurs éventuels troubles de santé (maux de dos, déficiences respiratoires, incapacités physiques,…) si ceux-ci nécessitent un aménagement.
Durant la formation, les stagiaires s’engagent à signaler au formateur tout accident ou incident, même bénin, survenu à l’un d’entre eux, que ce soit dans les locaux où se déroule la formation ou sur le chemin pour s’y rendre ou en revenir.

Article 2.8. Dispositifs de protection et de sécurité
Les mesures d’hygiène et de sécurité, les prescriptions de la médecine de travail qui résultent de la réglementation en vigueur sont obligatoires pour tous.
À cet effet les consignes générales et particulières de sécurité applicables dans l’organisme de formation doivent être strictement respectées.
Les stagiaires doivent :
– utiliser les dispositifs individuels de protection mis à leur disposition, en assurer la conservation et l’entretien,
– respecter les consignes de sécurité propres à chaque stage ou local,
– signaler immédiatement au formateur ou à la Direction de l’organisme de formation toute
défectuosité ou toute détérioration des dispositifs d’hygiène et de sécurité,
– signaler immédiatement au formateur ou à la Direction de l’organisme de formation tout arrêt ou incident d’appareils ou d’installations de toute nature, toute défaillance risquant de
compromettre la sécurité,
– s’abstenir de toucher aux divers équipements et matériels ainsi qu’aux différents éléments des
installations électriques sans être qualifié à cet égard ou commandé par un responsable et dans
tous les cas, sans être habilité et observer les mesures de sécurité,
– s’abstenir d’utiliser de matériel pour lesquels ils n’ont pas reçu d’habilitation et/ou
d’autorisation,
– s’abstenir de procéder à une réparation ou à un démontage sans autorisation si cette opération
s’effectue hors de la mission normale du stagiaire concerné.

3. DISCIPLINE

Article 3.1. Tenue et comportement
Les stagiaires s’habillent avec des vêtements qui leurs permettent d’effectuer des exercices d’éveil corporel et se comportent les uns avec les autres avec bienveillance et respect.

Article 3.2. Objets personnels
Les stagiaires sont les seuls responsables de leurs objets personnels, notamment en cas de détérioration, perte ou vol dans les locaux où se déroule la formation.

Article 3.3. Horaire
Les horaires sont indiqués dans les programmes de formation. En fonction des situations spécifiques et en concertation avec les stagiaires, le formateur peut aménager ces horaires. Sur cette base, les stagiaires s’engagent à être ponctuels et à avertir le formateur en cas de retard ou d’absence.

Article 3.4. Présence
Durant la formation, à l’exception des temps de pauses, les stagiaires s’engagent à veiller à leur qualité de présence, notamment en éteignant leur téléphone portable, sauf nécessité dont ils auront informé le formateur et le groupe. Ils s’engagent à remplir et signer les feuilles d’émargement par demi-journée, les feuilles d’évaluation et d’attestation de participation de stage.

Article 3.5. Locaux
Les stagiaires s’engagent à accéder aux locaux où se déroule la formation par les itinéraires et issues prévus à cet effet. En dehors des horaires de formation, ils s’engagent à demander préalablement l’accord du formateur pour rester dans les locaux ou y introduire des personnes extérieures à la formation.

Article 3.6. Matériel et document pédagogique
Les stagiaires s’engagent à conserver en bon état le matériel et les documents pédagogiques qui leur sont confiés durant la formation et ils les utilisent conformément à leur objet pédagogique. A la fin du stage, ils s’engagent à restituer au formateur le matériel et les documents pédagogiques qui appartiennent à l’organisme de formation et ils conservent ceux destinés à leur usage personnel.

Article 3.7. Propriété intellectuelle
Les stagiaires s’engagent à respecter les droits d’auteur qui protègent tous les documents pédagogiques remis lors des formations. Ils s’engagent à demander l’accord du formateur avant de photographier, enregistrer ou filmer tout ou partie de la formation. Ils s’engagent également à demander l’accord du formateur avant d’utiliser ces photos, enregistrements ou films, notamment dans le cadre de leur propre activité de formation.

4. SANCTIONS ET PROCEDURES DISCIPLINAIRES
Le formateur est garant de l’application du présent Règlement Intérieur. Si un ou plusieurs stagiaires y contreviennent, il s’appuie sur la Communication Non Violente pour remédier à la situation.
Toutefois, en cas de violation des règles de discipline ou si les agissements d’un ou de plusieurs stagiaires enfreignent le bon fonctionnement du groupe, le formateur fera application du présent chapitre 4 et décidera, le cas échéant, de toute mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, en particulier si il y a besoin de protéger des personnes.
Lorsque le formateur décide de telles mesures conservatoires, il en informe de vive voix le ou les stagiaires concernés qui s’y conforment immédiatement.
Les sanctions définitives relatives aux agissements qui ont motivé ces mesures conservatoires sont ensuite prises dans le respect des procédures prévues aux articles 4.3 et 4.4 ci-dessous.

Article 4.1. Définition des sanctions
Constitue une sanction au sens de l’article R.6352-3 du Code du travail « toute mesure, autre que les observations verbales, prise par le responsable de l’organisme de formation ou son représentant, à la suite d’un agissement du stagiaire considéré par lui comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence de l’intéressé dans le stage ou à mettre en cause la continuité de la formation qu’il reçoit ».

Article 4.2. Nature et échelle des sanctions
– L’avertissement, qui est un rappel à l’ordre sans incidence, immédiate ou non, sur la présence du stagiaire dans la formation.
– L’exclusion, qui entraîne l’interruption définitive de la participation du stagiaire à la formation.

Article 4.3. Procédure applicable en cas d’avertissement
Le représentant légal de Pollen Conseil informe le stagiaire des faits qui motivent l’avertissement avant toute notification.
L’avertissement est notifié par écrit et fait l’objet d’une reconnaissance manuscrite de réception par le destinataire (envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception ou remise d’une lettre en main propre contre décharge).

Article 4.4. Procédure applicable en cas d’exclusion
Lorsque le directeur de l’organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction qui a une incidence, immédiate ou non, sur la présence d’un stagiaire dans une formation, il est procédé comme suit :
1°) Le directeur ou son représentant convoque le stagiaire en lui indiquant l’objet de cette convocation. Celle-ci précise la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Elle est écrite et est adressée par lettre recommandée ou remise à l’intéressé contre décharge ;
2°) Au cours de l’entretien, le stagiaire peut se faire assister par la personne de son choix, notamment le délégué de stage s’il existe. La convocation mentionnée au 1° fait état de cette faculté ;
3°) Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.
Conformément aux dispositions de l’article R.6352-6 du Code du Travail, la sanction ne peut alors intervenir moins d’un jour franc ni plus de quinze jours après l’entretien.
Elle fait l’objet d’une décision écrite et motivée, notifiée au stagiaire par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
Lorsque l’agissement a rendu indispensable une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive, relative à cet agissement, ne peut être prise sans que la procédure prévue à l’article R. 6352-4 du Code du Travail et, éventuellement, aux articles R. 6352-5 et R. 6352-6 du Code du Travail, ait été observée.

Article 5 : Procédure de recueil et gestion des réclamations et des remarques
Le recueil systématique de réclamations ou remarques suit une procédure définie par notre système qualité.
Chaque réclamation ou remarque est enregistrée et doit comprendre :
• La date de réclamation
• L’identification de la personne réclamant : nom, fonction, coordonnées
• L’objet de la réclamation
• Et, un numéro de référence de suivi de ladite réclamation.

La procédure de gestion des remarques et réclamations prévoit un dispositif en 3 phases :

1) Recueil des réclamations, remarques se fait exclusivement sur l’adresse mail reclamation@pollenconseil.com La direction enregistrera les données suivantes : la date de réclamation, identification de la personne réclamant (entreprise, stagiaire), types de réclamation ou remarque (objet de la réclamation),
2) Action immédiate mise en place pour répondre rapidement au dysfonctionnement signalé : remontée de l’information auprès du responsable de la formation concernée par la réclamation ou de la direction de l’organisme de formation.
3) Communication de l’action correctrice décidée pour éviter une nouvelle apparition du dysfonctionnement constaté : la direction transmet au réclamant l’action ou les actions qui seront mise en œuvre afin de palier le dysfonctionnement constaté.

Les dysfonctionnements sont traités au cas par cas et conduisent à la mise en place de mesures correctives.
Si cela est pertinent, elles viennent enrichir le processus d’amélioration continue de nos modalités de travail et conduisent à la mise en place d’un nouveau mode de fonctionnement plus adapté.

En cas de litige ou plainte, le stagiaire pourra entrer en contact téléphonique avec la présidente de Pollen Conseil, qui s’engage à faire le maximum pour satisfaire le stagiaire dans la limite de l’éthique de la profession.

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE VALABLES A PARTIR DU 1ER JANVIER 2021

OBJET
Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les offres relatives à des prestations de formation. Le fait de passer commande implique l’adhésion entière et sans réserve du client aux présentes CGV. Toute condition contraire et notamment toute condition générale ou particulière opposée par le client ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de Pollen Conseil, prévaloir sur les présentes CGV et ce, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. Le fait que POLLEN CONSEIL ne se prévale pas à un moment donné de l’une des présentes CGV ne peut être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement. Les présentes CGV peuvent être amenées à évoluer. Le client se porte fort du respect des présentes CGV par l’ensemble de ses salariés, préposés et agents. Le client reconnaît également que, préalablement à toute commande, il a bénéficié des informations et conseils suffisants de la part de Pollen Conseil, lui permettant de s’assurer de l’adéquation de l’offre de services à ses besoins.

COMMANDE
Toute commande de formation suppose que le client accepte le contenu du stage décrit dans la proposition de collaboration (pédagogique et financière) dont le client possède un exemplaire. La signature du bon de commande et/ou l’accord sur proposition implique la connaissance et l’acceptation irrévocable et sans réserve des présentes conditions, lesquelles pourront être modifiées par Pollen Conseil à tout moment, sans préavis, et sans que cette modification n’ouvre droit à indemnité au profit du client.

PRÉ-REQUIS
POLLEN CONSEIL spécifie dans ses programmes les connaissances initiales requises (pré-requis) pour suivre chacune de ses formations dans des conditions optimales. Il appartient au client de s’assurer que tout stagiaire inscrit à une formation POLLEN CONSEIL satisfait bien les pré-requis spécifiés sur le programme de formation correspondant. POLLEN CONSEIL ne peut en conséquence être tenue pour responsable d’une éventuelle inadéquation entre la formation suivie et le niveau initial des participants.

PRIX ET CONDITONS DE PAIEMENT
Nos prix sont établis en euros hors taxes, et sont à majorer du taux de TVA en vigueur. La facture est adressée au client après exécution de la prestation. En cas de paiement effectué par un Opérateur de Compétences (OPCO), il appartient au client de faire la demande de prise en charge avant le début de la formation auprès de l’OPCO dont il dépend. L’accord de financement doit être communiqué au moment de l’inscription. Même en cas de paiement total ou partiel de la formation par un OPCO, les repas seront directement facturés au client. Il lui appartient de se faire rembourser ces frais par l’OPCO. En cas de prise en charge partielle par l’OPCO, la différence sera directement facturée au client. Si l’accord de prise en charge de l’OPCO ne nous parvient pas au premier jour de la formation, la totalité des frais de formation peut éventuellement être facturée au client. En cas de non règlement par l’OPCO du client, quelle qu’en soit la cause, la facture devient exigible auprès du client. Tout stage commencé est considéré comme dû dans son intégralité.

CONVENTION DE FORMATION
Nos factures font office de convention de formation simplifiée. Néanmoins, une convention de formation standard peut être adressée sur simple demande.

CONVOCATIONS

POLLEN CONSEIL ne peut être tenue responsable de la non réception de la convocation quels qu’en soient le ou les destinataires chez le client, notamment en cas d’absence du ou des stagiaires à la formation. Dans le doute, il appartient au client de s’assurer de l’inscription de ses stagiaires et de leur présence à la formation.

ANNULATION, ABSENCE, REPORT D’INSCRIPTION
Toute annulation d’inscription doit être signalée par téléphone et confirmée par écrit.
 Une annulation intervenant plus de deux semaines avant le début du stage ne donnera lieu à aucune facturation.
 Une annulation intervenant entre une ou deux semaines avant le début du stage donnera lieu à la facturation au client de 50% du coût de la totalité du stage.
 Une annulation intervenant moins d’une semaine avant le début du stage donnera lieu à la facturation de la totalité du stage.
Un report intervenant moins de deux semaines avant le début du stage est considéré comme une annulation. En cas d’absence du stagiaire, la prestation commandée sera facturée en totalité.

ANNULATION D’UN STAGE
POLLEN CONSEIL se réserve la possibilité d’annuler tout stage en cas de manque de participants ou de problème technique ou logistique et ce sans aucun dédommagement. Dans ce cas, les stagiaires seront prévenus au moins 7 jours ouvrés avant le début du stage. De nouvelles dates ou sites leur seront proposés, ce qui donnera lieu à une nouvelle commande.

RÈGLEMENT
Le règlement des factures peut s’effectuer par chèque ou par virement bancaire
Les factures sont payables au plus tard dans un délai de 60 jours à compter de la date de facture, net et sans escompte sauf autre échéance indiquée sur la facture. Tout retard de paiement par rapport à cette échéance entraînera de plein droit :
 des intérêts de retard de paiement au taux de 3 fois le taux d’intérêt légal,
 l’exigibilité immédiate des factures non échues.
Par ailleurs, conformément à l’article L 441-6 du Code de commerce, tout règlement postérieur à la date d’exigibilité donnera lieu au paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatif, si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.
POLLEN CONSEIL se réserve également le droit de suspendre ou d’annuler les prestations en cours, sans pouvoir donner lieu à dommages et intérêts pour le client. Tous droits et taxes applicables sont facturés en sus, conformément aux lois et règlements en vigueur.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Le client s’interdit d’utiliser le contenu des formations pour former d’autres personnes que son propre personnel et engage sa responsabilité sur le fondement des articles L. 122-4 et L.335-2 et suivant du code de la propriété intellectuelle en cas de cession ou de communication des contenus non autorisée. Toute reproduction, représentation, modification, publication, transmission, dénaturation, totale ou partielle des contenus de formations sont strictement interdites, et ce quels que soient le procédé et le support utilisés. La responsabilité du client serait engagée si un usage non autorisé était fait des logiciels ou support de stage.

LIMITATIONS DE RESPONSABILITÉ DE POLLEN CONSEIL
La responsabilité de POLLEN CONSEIL ne peut en aucun cas être engagée pour toute défaillance technique du matériel ou toute cause étrangère à POLLEN CONSEIL. Quel que soit le type de prestations, la responsabilité de POLLEN CONSEIL est expressément limitée à l’indemnisation des dommages directs prouvés par le client. La responsabilité de POLLEN CONSEIL est plafonnée au montant du prix payé par le client au titre de la prestation concernée. En aucun cas, la responsabilité de POLLEN CONSEIL ne saurait être engagée au titre des dommages indirects tels que perte de données, de fichier(s), perte d’exploitation, préjudice commercial, manque à gagner, atteinte à l’image et la réputation.

FORCE MAJEURE
POLLEN CONSEIL ne pourra être tenue responsable à l’égard du client en cas d’inéxécution de ses obligations résultant d’un évènement de force majeure. Sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit, outre ceux habituellement reconnus par la jurisprudence des cours et tribunaux français et sans que cette liste soit restrictive : la maladie ou l’accident d’un consultant ou d’un animateur de formation, les grèves ou conflits sociaux internes ou externes à POLLEN CONSEIL, les désastres naturels, les incendies, la non obtention de visas, des autorisations de travail ou d’autres permis, les lois ou règlements mis en place ultérieurement, l’interruption des télécommunications, l’interruption de l’approvisionnement en énergie, interruption des communications ou des transports de tout type, ou toute autre circonstance échappant au contrôle raisonnable de POLLEN CONSEIL.

PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
En tant que responsable du traitement du fichier de son personnel, le client s’engage à informer chaque utilisateur que :
 des données à caractère personnel le concernant sont collectées et traitées par POLLEN CONSEIL aux fins de réalisation et de suivi de la formation,
 la connexion, le parcours de formation des utilisateurs sont des données accessibles à ses services;
 conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification des données à caractère personnel le concernant et qu’à cette fin, une demande en ligne précisant l’identité et l’adresse électronique du requérant peut être adressée à POLLEN CONSEIL.
Le client est responsable de la conservation et de la confidentialité de toutes les données qui concernent l’utilisateur et auxquelles il aura eu accès.

DROIT APPLICABLE — ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE
Les présentes CGV sont régies par le droit français. En cas de litige survenant entre le client et POLLEN CONSEIL à l’occasion de l’exécution du contrat, il sera recherché une solution à l’amiable et à défaut, le règlement sera du ressort du tribunal de commerce de Nanterre.
Le fait de passer commande entraîne l’acceptation des présentes conditions générales de vente.

Certification